Hướng dẫn mở văn phòng công chứng

Công chứng tại cơ quan hành chính nhà nước thường khá tốn thời gian và lo lắng. Do đó, nhiều tổ chức / cá nhân thành lập văn phòng công chứng để giải quyết mối quan tâm này cho mọi người. Vậy điều kiện mở văn phòng công chứng là gì? Thủ tục và tài liệu để đăng ký kinh doanh của văn phòng công chứng là gì?

Mời quý khách theo dõi bài viết sau của Luatvn.vn. Nếu có thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi Luật VN hotline/zalo: 0763387788 để được tư vấn.

I. Điều kiện mở văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là văn phòng có trách nhiệm công chứng văn bản để đúng bản chính. Văn phòng công chứng có quyền được cấp giấy chứng nhận giống như cơ quan hành chính quốc gia. Vậy đó là một kiểu kinh doanh đặc biệt. Điều kiện mở văn phòng công chứng bao gồm

• Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của luật công chứng năm 2014
• Công chứng viên được thành lập bởi công chứng viên được tổ chức và hoạt động theo hình thức doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên được tổ chức và hoạt động theo hình thức hợp danh và không có thành viên góp vốn mở văn phòng công chứng.
• Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là trưởng văn phòng. Trưởng phòng công chứng phải là đối tác công chứng của văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng trong 02 năm trở lên.
• Tên văn phòng công chứng bao gồm cụm từ ” văn phòng công chứng ” có tên người đứng đầu văn phòng hoặc tên của đối tác công chứng khác của văn phòng công chứng theo thỏa thuận của công chứng viên. Thuận lợi
• Văn phòng công chứng phải có văn phòng đáp ứng các điều kiện theo quy định của chính phủ
• Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có huy hiệu quốc huy.

II. Dự án thành lập văn phòng công chứng

Căn cứ vào các điều kiện mở văn phòng công chứng, dự án thành lập văn phòng công chứng phải bao gồm các vấn đề, nội dung sau đây

Việc thành lập văn phòng công chứng:

• Chứng minh sự cần thiết của văn phòng công chứng trong khu vực có kế hoạch đặt trụ sở, ngoài việc phải chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của văn phòng công chứng.

Về tổ chức và nhân sự của văn phòng công chứng: cần làm rõ

• Loại văn phòng công chứng
• Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên
• Kế hoạch ước tính chấm dứt hành nghề luật sư, chấp hành viên, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp và tư vấn pháp luật của công chứng viên tại văn phòng công chứng
• Tên và tên giao dịch khi thiết lập văn phòng công chứng
• Nhân sự ước tính của văn phòng công chứng: số, trình độ, chuyên môn;
• Khả năng quản lý văn phòng

Về cơ sở vật chất khi thiết lập văn phòng công chứng, cần nêu rõ:

• Trụ sở: dự kiến địa điểm công chứng ; tổng diện tích sử dụng của văn phòng công chứng ; văn phòng công chứng để lưu trữ ; khu vực mở văn phòng công chứng.
• Các cơ sở phục vụ hoạt động của văn phòng công chứng;
• Kế hoạch phải nêu rõ điều kiện thực hiện các quy định về an ninh, trật tự, an toàn giao thông.
• Hướng về ứng dụng công nghệ thông tin;

Kế hoạch mở văn phòng công chứng:

• Tiến độ triển khai tổ chức dự kiến, nhân sự và cơ sở công chứng khi thành lập văn phòng công chứng;
• Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản công chứng;
• Tiến độ và kế hoạch mở văn phòng công chứng;
• Điều kiện lưu trữ, kế hoạch lưu trữ, ghi chép thủ tục lưu trữ;

Các vấn đề khác liên quan khác.

III. Tài liệu, thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Một khi đã thỏa mãn các điều kiện thành lập văn phòng công chứng, bạn cần chuẩn bị đơn đăng ký khai mạc công chứng viên và đăng ký kinh doanh theo trình tự sau đây:

Bước 1:

• Công chứng viên mở văn phòng công chứng phải nộp hồ sơ đề nghị thành lập công chứng viên cho ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bao gồm:
• Đơn xin thành lập văn phòng công chứng;
• Kế hoạch thành lập văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết phải thành lập, tổ chức dự kiến, tên, nhân sự, địa điểm của trụ sở chính, điều kiện thể chất và kế hoạch thực hiện.
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

Bước 2:

• Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng.

Bước 3:

• Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại sở tư pháp cho phép thành lập. Văn phòng công chứng được phép hoạt động từ ngày sở tư pháp đăng ký hoạt động.

Bước 4:

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đăng ký hoạt động, cục tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng ; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị bác bỏ có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

IV. Niêm yết nội dung đăng ký mở văn phòng công chứng

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động, việc mở văn phòng công chứng phải xuất bản trong ba vấn đề liên tiếp trong báo chí trung ương và địa phương nơi đăng ký hoạt động:

• Tên và địa chỉ trụ sở chính của văn phòng công chứng;
• Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên hành nghề công chứng tại văn phòng công chứng;
• Số, ngày, tháng, năm cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động, ngày bắt đầu hoạt động.
• Trường hợp hồ sơ đăng ký hoạt động được cấp lại do thay đổi trụ sở chính, tên văn phòng công chứng phải đăng nội dung đăng ký hoạt động cấp lại theo quy định tại khoản 1 điều này.

Nếu có thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi Luật VN hotline/zalo: 0763387788 để được tư vấn miễn phí.