Quản lý tài sản công ty bằng Excel năm 2021

Mục đích của việc xây dựng các quy định về quản lý tài sản doanh nghiệp

• Bảo đảm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp về máy móc, thiết bị sản xuất kinh doanh; sử dụng hợp lý tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, bảo đảm tài sản được bảo quản đúng cách.
• Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho việc mua lại, quản lý và sử dụng tất cả các loại tài sản, thiết bị của Công ty.

Nội dung quy định về quản lý tài sản công ty bằng Excel

Mua tài sản, thiết bị

• Nhu cầu mua sắm: Khi cần mua hoặc sửa chữa tài sản, thiết bị, người nộp đơn nộp đơn xin mua, báo cáo người đứng đầu bộ phận xác nhận, báo cáo hội đồng quản trị phê duyệt.
• Báo giá: Theo yêu cầu mua hàng được hội đồng quản trị phê duyệt, Bộ Phận Tuệ Thông sẽ liên hệ với nhà cung cấp để báo giá. Nhà cung cấp sẽ được lựa chọn để đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, bảo hành, dịch vụ, v.v. để thực hiện các thủ tục ký hợp đồng.

Lắp đặt

• Sau khi hợp đồng được ký kết, các nhà cung cấp phần cứng tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản và thiết bị cho công ty, bộ phận HC chịu trách nhiệm giám sát quá trình lắp đặt.
• Sau khi lắp đặt hoàn tất, nếu hai bên đồng ý, hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu lắp đặt
• Đối với tài sản và thiết bị cần một thời gian hoạt động để hiểu trạng thái hoạt động, việc chấp nhận phải được thực hiện sau 5-10 ngày. Cụ thể, sau 5-10 ngày, ban quản lý giám sát hoạt động của máy móc, thiết bị, nếu không, ban quản lý có trách nhiệm yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa và tiếp tục theo dõi trong 5-10 ngày cho đến khi bình thường. Nếu máy móc và thiết bị hoạt động tốt sau 5-10 ngày, bộ phận HC sẽ ký biên bản chấp nhận cho nhà cung cấp.
• Sau khi nghiệm thu hoàn tất, bộ phận HC bàn giao tài sản và thiết bị cho người sử dụng theo các hình thức.

>>>> Xem thêm: Quản trị rủi ro công ty bảo hiểm năm 2021 >>>>

Sửa chữa tài sản và thiết bị

Yêu cầu sửa chữa

Yêu cầu được phục hồi

• Nhân viên bảo trì sẽ liên hệ với đơn vị bảo hành hoặc đơn vị sửa chữa (có hợp đồng với Công ty) để sửa chữa. Nếu không có đơn vị bảo hành hoặc sửa chữa, nhân viên bảo trì sẽ liên hệ với nhà cung cấp để sửa chữa. Quá trình này tương tự như phần 4.1 a/b.
• Sau khi sửa chữa hoàn thành (có thể sử dụng tài sản, thiết bị), bên sửa chữa và nhân viên bảo trì ký vào biên bản chấp nhận sửa chữa theo mẫu đơn.
• Tài sản, thiết bị sau một thời gian nhất định phải vận hành để xác định việc sửa chữa có hoàn thành hay không, sau 5-10 ngày, bên sửa chữa và nhân viên bảo trì tiến hành quá trình sửa chữa và lập biên bản nghiệm thu theo mẫu.
• Trong trường hợp hư hỏng nhẹ (là loại hư hỏng có thể được sửa chữa bằng các nguồn lực có sẵn), người dùng chỉ cần thông báo cho nhân viên dịch vụ sửa chữa T trong quá trình thực hiện nếu phát hiện vượt quá khả năng. Nhân viên bảo trì yêu cầu người dùng tạo mẫu đơn xin sửa chữa và thực hiện các hoạt động theo đúng mục 4.2 a-d.

Quản lý và sử dụng

Quản lý tài sản và thiết bị

• Mỗi tài sản được đóng dấu tài sản, nội dung như sau: tên tài sản, mã tài sản, ngày kiểm kê, ký nhận và nhận. Mã tài sản viết tắt như sau: Viết tắt tài sản (viết hoa) – Số tiến. Ví dụ: máy tính số 10 được thể hiện dưới dạng: MVT – 10 (không nhập tên của phần, người dùng có thể thay đổi vì thuộc tính). Bảng tóm tắt tài sản được chuẩn bị bởi Bộ phận Hành chính và trình giám đốc công ty phê duyệt.
• Kiểm tra tài sản định kỳ: Bộ phận quản lý tiến hành kiểm tra tài sản hàng quý về số lượng và chất lượng tài sản theo bảng.
• Kiểm kê tài sản định kỳ: Bộ phận Kế toán và Bộ phận Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm. Kiểm kê được so sánh bằng cách đánh giá số lượng tài sản với danh sách tài sản của công ty, con dấu tài sản, giá trị tài sản còn lại, v.v.

Trách nhiệm người dùng

• Làm theo hướng dẫn hoạt động, hướng dẫn sử dụng để sử dụng.
• Không được để người khác sử dụng mà không có sự cho phép của người đứng đầu bộ phận.
• Báo cáo ngay cho trưởng phòng cơ khí bị hư hỏng để sửa chữa kịp thời.

Quy trình quản lý tài sản công ty bằng Excel

Bước 1: Xây dựng kế hoạch quản lý mua sắm

• Đây là bước cơ bản đầu tiên để doanh nghiệp cân nhắc và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp và cần thiết nhất. Kế hoạch quản lý mua hàng cũng có thể giúp các doanh nghiệp có được số lượng tài sản ước tính mà họ cần thêm và tránh lãng phí khi mua tài sản không cần thiết.
• Khi lập kế hoạch, rất khó để trích xuất số lượng tài sản hiện tại của doanh nghiệp để lên kế hoạch mua hàng. Nếu áp dụng hệ thống phần mềm quản lý đầu tư, mua sắm và quản lý tài sản, nó sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu được tài sản nào không đủ và cần bổ sung để lập kế hoạch chi tiết, phân phối dòng tiền và mua bất động sản tốt nhất. Ngoài ra, giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chủ động hơn trong việc theo dõi kế hoạch mua hàng.
• Ví dụ: Khi bộ phận bán hàng cần mua máy tính mới để vận chuyển thay thế. Đại diện phòng chỉ cần nhập thông tin về tên bất động sản, mã tài sản, số lượng và đơn giá trong phần kế hoạch mua sắm của phần mềm. Tại đây, các cơ quan được ủy quyền có thể xem xét và lên kế hoạch duyệt web. Có quyền truy cập vào cấp lãnh đạo để theo dõi và phê duyệt nhanh chóng.

Bước 2: Cập nhật, nhập tài sản mới của bạn

• Sau khi hoàn tất các bước mua sắm, doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật số lượng tài sản để quản lý, theo dõi và sử dụng kịp thời. Một số lượng lớn các bản cập nhật thủ công trên Excel sẽ tốn thời gian, dễ bị lỗi và nguy cơ mất tệp rất cao. Ứng dụng phần mềm sẽ là lựa chọn tốt nhất. Với giao diện đầu vào đơn giản và dễ sử dụng, nó sẽ đảm bảo giảm thiểu lỗi khi nhập tài sản, nhưng vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ về tài sản.
• Ngoài việc mỗi tài sản chỉ được nhập một lần thông tin, phần mềm cũng giúp đồng bộ hóa và thống nhất dữ liệu về tài sản, tránh trùng lặp thông tin giữa các phòng ban.

Bước 3: Xuất bằng tài sản

Đối với các tài sản như công cụ làm việc hoặc tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần xuất khẩu tài sản đó để đưa tài sản vào sử dụng và vận hành. Việc thực hiện bước này một cách chi tiết và toàn diện sẽ mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp khi tài sản được thu hồi hoặc thanh lý trong tương lai.

Đây là một quá trình đòi hỏi phải giám sát toàn bộ quá trình sử dụng tài sản, đòi hỏi những người kiểm soát tài sản phải có một công cụ hỗ trợ hiệu quả để tránh mất quyền kiểm soát thông tin tài sản. Hệ thống phần mềm quản lý đầu tư, mua sắm và quản lý tài sản có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề này, người dùng có thể dễ dàng quản lý thông tin tài sản như: tên tài sản, mã tài sản, chi phí ban đầu, số tháng khấu hao, bộ phận sử dụng, ngày phát hành, v.v.

Ví dụ: khi bộ phận hành chính xuất thiết bị máy chiếu để sử dụng bởi các bộ phận khác, chỉ cần nhập tên thiết bị hoặc mã thiết bị trên hệ thống. Tất cả thông tin về thiết bị sẽ được hiển thị. Bây giờ chỉ cần chọn thiết bị bạn muốn xuất và điền thông tin như ngày xuất, bộ phận sử dụng, v.v.

Bước 4: Phục hồi và sửa chữa tài sản

• Sau một thời gian sử dụng, tài sản bị mòn, hư hỏng hoặc khi nhân viên nghỉ việc, đồ dùng làm việc sẽ được thu hồi và nếu có hư hỏng sẽ được sửa chữa để sử dụng tiếp theo. Trong thời gian này, sẽ giúp nhân viên chủ động báo cáo tai nạn và thiệt hại cho tài sản mà họ chịu trách nhiệm. Đồng thời, phần mềm này cũng giúp kiểm soát tình trạng tài sản khi nhân viên nghỉ việc được tái chế và kiểm soát trạng thái khi mới được sử dụng.
• Ví dụ: khi một nhân viên của công ty từ chức và phải bàn giao tài sản của công ty được chỉ định trước đó. Tại thời điểm này, Bộ phận Nhân sự chỉ cần nhập thông tin tài sản đã được cấp cho nhân viên, sau đó tất cả các thông tin về tài sản đó, chẳng hạn như: tên tài sản, mã tài sản, chi phí ban đầu, tình trạng ban đầu của tài sản, các bộ phận của người dùng,… sẽ được hiển thị.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Bước 6: Kiểm kê tài sản